Salarisadministratie voor de horeca
Je team ziet er elke week anders uit. Oproepkrachten die inspringen bij een volle zaak, scholieren die na hun verjaardag ineens een ander uurloon hebben, een kok die overuren draait in het hoogseizoen en in augustus een bediening die half uit vakantiewerkers bestaat. En aan het eind van de maand moet de loonstrook gewoon kloppen.
Bij De Salarisconsultant nemen we die maandelijkse puzzel van je over. Je blijft zelf werkgever en houdt de regie. Wij zorgen voor rust, overzicht en continuïteit in je salarisadministratie.
Herken je dit?
- Je bent elke periode een avond kwijt aan uren overtypen en controleren
- Je weet niet zeker of je de jeugdlonen en de cao-schalen goed toepast
- Je boekhouder doet de loonstroken erbij, maar cao-vragen blijven liggen
- Een medewerker vraagt om een werkgeversverklaring en jij weet niet waar je moet beginnen
- Je merkt pas bij de jaaropgave dat er iets niet klopt
Herkenbaar? Dan is het tijd om de salarisadministratie neer te leggen bij iemand die dit dagelijks doet.
Salarisadministratie horeca: waarom de loonstrook een vak apart is
In veel branches is de salarisadministratie elke maand hetzelfde rijtje. In de horeca verandert er iedere periode iets. Dat maakt het werk niet zwaarder, maar wel oplettender.
- Jeugdlonen lopen mee met de leeftijd. Wordt iemand jarig, dan verandert het uurloon. Bij een team met veel scholieren gebeurt dat het hele jaar door.
- Oproepkrachten en min-maxcontracten. Je moet op tijd oproepen en na twaalf maanden een aanbod doen voor een vast aantal uren. Dat aanbod moet je vastleggen, ook als de medewerker het niet aanneemt.
- Wisselende uren en toeslagen. Overwerk, bijzondere uren en vakantiewerk lopen door elkaar. Het rooster is de basis, de cao bepaalt hoe die uren op de strook komen.
- Pensioen via het bedrijfstakpensioenfonds. Voor de meeste horecabedrijven is aansluiting bij Pensioenfonds Horeca & Catering verplicht. De aanlevering moet aansluiten op wat je verloont.
- Verloop. In- en uitdiensttredingen zijn in de horeca eerder regel dan uitzondering. Elke nieuwe medewerker betekent een compleet dossier.
“Wij zitten bewust tussen die twee werelden in: de kennis van een specialist, maar de bereikbaarheid en persoonlijke benadering van een klein kantoor.”
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Salarisadministratie horeca: wat wij voor horecaondernemers doen
Werkgevers in het mkb
Van een enkele medewerker tot een team van tachtig, met een administratie die elke maand terugkomt.
- OmvangVan een dga-salaris tot een team van tachtig
- RitmeEen administratie die elke maand terugkomt
- BrancheGeen beperking, wij werken in veel verschillende cao’s
- PakketWij verwerken in onze eigen Nmbrs-omgeving
Administratie- en accountantskantoren
Wij verzorgen de salarisadministratie achter de schermen, terwijl jij relatiehouder en adviseur blijft.
- RolJij blijft relatiehouder en adviseur van je klant
- NaamAfspraken over naamgeving maken we samen, in overleg
- ContactRechtstreeks met de werkgever, dat scheelt een schakel
- StartBij voorkeur per 1 januari, eerder kan ook
Werkgebied: heel Nederland. Onze thuisbasis is Kaatsheuvel. Het contact loopt via telefoon, mail en het portaal, dus de afstand maakt voor de samenwerking niets uit.
We werken voornamelijk in Nmbrs, met een portaal voor jou als werkgever en een app voor je medewerkers. Hoe dat portaal in de praktijk werkt, staat op salarisadministratie online. Daarnaast kennen we AFAS, Loket.nl, HR & Salaris Gemak, Cobra en Exact. Werk je al met een van die pakketten, dan bespreken we vooraf wat dat betekent.
Wij zijn geen payrollbedrijf
Dat verschil is belangrijk, want in de horeca lopen die twee dingen vaak door elkaar. Bij payroll komt je personeel formeel in dienst bij een ander bedrijf. Bij ons blijf jij de werkgever. Wij voeren de administratie, jij houdt je team en je zeggenschap.
We zijn ook bewust geen salarisfabriek. Je hebt een vast aanspreekpunt dat je zaak kent en je krijgt antwoord van iemand die je naam weet. Korte lijnen, zonder ticketsysteem.
Een berekening kan technisch kloppen volgens de instellingen in het systeem en inhoudelijk toch verkeerd zijn. Daar zit het verschil tussen software en iemand die de cao kent.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Overstappen, stap voor stap
De overstap naar een andere salarisverwerker klinkt als een groot project. In de praktijk valt dat mee, omdat wij het meeste werk doen. We zijn volledig transparant over wat er wanneer gebeurt. Weet je nog niet naar wie je overstapt, dan zet salarisverwerkers vergelijken de verschillen op een rij.
- Kennismaking. We kijken naar je zaak, je aantal medewerkers en hoe het nu loopt.
- Inventarisatie. We lopen een vaste lijst met vragen langs, zodat we niets missen: contracten, cao, pensioen, toeslagen en lopende verzuimdossiers.
- Inrichting. We zetten je administratie op in Nmbrs. Bestaande gegevens kunnen geïmporteerd worden, je hoeft niets opnieuw aan te leveren.
- Controle. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw, zodat de cumulatieven en de jaaropgaven kloppen. Die kosten gaan op offertebasis.
- Eerste verwerking. We draaien de eerste periode en lopen die samen met je door.
Het overstapseizoen loopt van oktober tot en met december, omdat een jaarwisseling het rustigste moment is. Tussentijds kan ook. Een naadloze overstap vraagt vooral om op tijd beginnen. Wat het gaat kosten, lees je op wat kost salarisadministratie uitbesteden.
Wie je krijgt
De Salarisconsultant is een klein kantoor en dat is een bewuste keuze. Je hebt met vaste gezichten te maken en je hoeft je verhaal niet elke keer opnieuw te doen.
Nathalie Gorter werkt sinds 2002 in het vak en is RPP-geregistreerd bij het NIRPA. Caroline Folkers versterkt het team sinds 2024 en heeft haar PDL-diploma. Samen verzorgen we de salarisadministratie voor werkgevers in uiteenlopende branches, dus we kennen de verschillen tussen cao’s van binnenuit. Vanaf 1 oktober 2026 wordt ons team uitgebreid met een nieuwe collega. We stellen hem te zijner tijd graag aan je voor.
Ons kantoor staat in Kaatsheuvel, maar we werken door heel Nederland. Vrijwel alles gaat digitaal, dus afstand maakt niet uit.
Wat kost salarisadministratie horeca uitbesteden?
We werken op offertebasis. Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers dat je in dienst hebt.
Je krijgt vooraf een voorstel waarin staat wat je krijgt en wat het kost. Geen nacalculatie achteraf en geen verrassingen.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Voor wie we werken
We werken voor horecaondernemers door heel Nederland. Van een restaurant of café tot een hotel, cateraar of lunchroom.
Ben je administratie- of accountantskantoor met horecaklanten in je portefeuille? Dan verzorgen we de salarisadministratie achter de schermen, met jou als vaste relatiehouder.
Werk je met veel oproepkrachten of wisselende diensten in een andere sector? Kijk dan bij salarisadministratie voor de zorg of voor de bouw. Heb je een klein team, dan is salarisadministratie voor het mkb de pagina die je zoekt.
Veelgestelde vragen over salarisadministratie horeca
Blijf ik zelf werkgever als ik de salarisadministratie uitbesteed?
Ja. Je personeel blijft bij jou in dienst en jij bepaalt het rooster, de contracten en de arbeidsvoorwaarden. Wij voeren alleen de administratie. Dat is het verschil met payroll, waarbij je medewerkers formeel bij een ander bedrijf in dienst komen.
Kennen jullie de cao voor het horecabedrijf?
Ja. We werken met werkgevers in verschillende branches en zoeken per klant uit welke cao van toepassing is en wat die betekent voor functiegroepen, jeugdlonen en toeslagen. Twijfel je of je onder de cao valt, dan zoeken we dat voor je uit.
Hoe gaan jullie om met oproepkrachten en wisselende uren?
Je levert per periode de gewerkte uren aan, wij verwerken ze volgens de cao. We houden bij wanneer een oproepkracht recht heeft op een aanbod voor een vast aantal uren en geven dat op tijd bij je aan, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Kan ik midden in het jaar overstappen?
Dat kan. We draaien dan met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw, zodat de cumulatieven en de jaaropgaven aan het eind van het jaar kloppen. Die kosten gaan op offertebasis. Een overstap per 1 januari is het rustigst, maar tussentijds is goed te doen.
Wat kost het uitbesteden van mijn salarisadministratie?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. Losse werkzaamheden, zoals een proformaberekening of een werkgeversverklaring, rekenen we per stuk. Je krijgt vooraf een voorstel op maat, zodat je precies weet waar je aan toe bent.
Werken jullie ook voor horecabedrijven buiten Noord-Brabant?
Ja. Ons kantoor staat in Kaatsheuvel, maar we werken voor werkgevers door heel Nederland. Aanlevering, overleg en de portalen gaan digitaal, dus de afstand speelt geen rol.
Hoe klanten ons beoordelen
Je salarisadministratie uit handen geven?
We plannen graag een vrijblijvend gesprek in om te kijken wat er bij jouw zaak past. Bel 085-0493277, mail naar info@de-salarisconsultant.nl of vraag direct een offerte aan.