Payroll uitbesteden: wat je precies uitbesteedt
Payroll uitbesteden betekent voor de een iets heel anders dan voor de ander. Dat is verwarrend, want achter dezelfde term zitten twee diensten die elkaar nauwelijks raken.
Wij doen er een van. Wij verzorgen de salarisadministratie. Het werkgeverschap nemen we niet over. Hieronder lees je wat het verschil is, zodat je weet wie je nodig hebt.
Twee betekenissen van payroll uitbesteden
De eerste is payrolling. Je medewerker komt dan formeel in dienst bij een payrollbedrijf. Dat bedrijf wordt de juridisch werkgever, betaalt het loon door en draagt het risico bij ziekte en bij ontslag. Jij bepaalt nog steeds wie er werkt en wat diegene doet.
De tweede is de salarisverwerking uitbesteden. Je medewerkers blijven bij jou in dienst en jij blijft werkgever. Alleen het rekenwerk gaat weg: de loonstroken, de aangiften en het toepassen van de cao. Dat is wat wij doen.
Wanneer welke vorm bij je past
De keuze hangt af van waar je last van hebt. Dit zijn de vier situaties die we het vaakst tegenkomen.
Je wilt het werkgeversrisico kwijt. Denk aan seizoenspieken of een project met een onzeker einde. Dan kom je bij payrolling uit en niet bij ons. Dat zeggen we gewoon, en we verwijzen je door.
Je wilt het rekenwerk kwijt. Je medewerkers blijven bij jou in dienst, maar de verwerking kost te veel tijd of hangt aan een persoon. Dan zit je bij ons goed.
Je wilt zeker weten dat het klopt. Cao’s, toeslagen en wetgeving veranderen elk jaar. Wij houden dat bij, controleren de uitkomst en stellen een vraag als iets niet logisch lijkt.
Je wilt continuiteit. Valt degene die het salaris doet uit, dan staat de verwerking stil. Wij vangen dat op, tijdelijk of blijvend.
Wij werken in Nmbrs, AFAS, Loket.nl, HR & Salaris Gemak, Cobra en Exact. In Nmbrs hebben we de meeste ervaring, en dat is ook de omgeving waarin we werken als je alles overdraagt.
Wil je weten hoe het overdragen in zijn werk gaat, lees dan salarisadministratie uitbesteden of loonadministratie uitbesteden. Zoek je tijdelijke ondersteuning omdat je eigen medewerker uitvalt, kijk dan bij interim salarisadministratie.
Payroll uitbesteden klinkt als een keuze. In de praktijk kies je eerst of je werkgever wilt blijven. Pas daarna kies je wie het rekenwerk doet.
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Wat wij van je overnemen
- Alle mutaties: indiensttredingen, uitdiensttredingen, contractwijzigingen, salarisverhogingen en verlof
- Loonstroken die op tijd klaarstaan voor jou en je medewerkers
- De aangifte loonheffingen en de pensioenaangifte
- Ziek- en herstelmeldingen, en de aanvragen bij het UWV voor zwangerschapsverlof, betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof
- Het toepassen van cao-afspraken, periodieken en indexeringen
- Jaaropgaven, jaarwerk en rapportages voor je boekhouding
- Losse vragen tussendoor: een proformaberekening, een werkgeversverklaring, een arbeidsovereenkomst of een cao-vraag
Wat we niet doen, is het werkgeverschap overnemen. Je medewerkers blijven bij jou in dienst en jij houdt de zeggenschap over contracten, beoordelingen en ontslag.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Zo verloopt de overstap
Overstappen lijkt veel werk. Dat valt mee, omdat het meeste werk bij ons ligt en niet bij jou. Twijfel je nog welke partij het moet worden, dan helpt salarisverwerkers vergelijken je kiezen.
- Kennismaking. We kijken samen naar je situatie: hoeveel medewerkers, welke cao, welk pakket en wat er nu goed en niet goed loopt.
- Offerte. Je krijgt vooraf helder op papier wat we doen en wat het kost.
- Inventarisatie. We lopen een vaste lijst van elf punten door, zodat alle gegevens compleet zijn voordat we starten.
- Inrichting. Wij richten je administratie in Nmbrs in en importeren de gegevens uit je huidige pakket. Niets hoeft handmatig opnieuw.
- Controle. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw. Die kosten gaan op offertebasis.
- Eerste verwerking. Je medewerkers merken er niets van.
Wat kost payroll uitbesteden?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. Werkzaamheden die daarbuiten vallen, zoals een losse berekening of een werkgeversverklaring, spreken we apart af.
Je krijgt vooraf op papier wat er wel en niet in zit, zodat je achteraf niet voor verrassingen staat.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Voor wie we werken
Werkgevers in het mkb
Van een enkele medewerker tot een team van tachtig, met een administratie die elke maand terugkomt. Van familiebedrijf tot adviesbureau en van zorgpraktijk tot winkel.
- OmvangVan een dga-salaris tot een team van tachtig
- RitmeEen administratie die elke maand terugkomt
- BrancheGeen beperking, wij werken in veel verschillende cao’s
- PakketWij verwerken in onze eigen Nmbrs-omgeving
Administratie- en accountantskantoren
Wij verzorgen de salarisadministratie achter de schermen, terwijl jij relatiehouder en adviseur blijft.
- RolJij blijft relatiehouder en adviseur van je klant
- NaamAfspraken over naamgeving maken we samen, in overleg
- ContactRechtstreeks met de werkgever, dat scheelt een schakel
- StartBij voorkeur per 1 januari, eerder kan ook
Werkgebied: heel Nederland. Onze thuisbasis is Kaatsheuvel. Het contact loopt via telefoon, mail en het portaal, dus de afstand maakt voor de samenwerking niets uit.
Wat je zelf blijft doen
Uitbesteden betekent niet dat je nergens meer naar omkijkt. Dit blijft bij jou liggen, en dat is maar goed ook, want het gaat over jouw mensen.
- De arbeidsovereenkomst en de afspraken die je met je medewerker maakt
- Het doorgeven van mutaties: wie komt erbij, wie gaat eruit en wat verandert er
- Het goedkeuren van de verwerking voordat het geld wordt overgemaakt
- De verzuimbegeleiding, samen met je arbodienst of bedrijfsarts
- De beslissing over beoordelingen, verhogingen en contractverlengingen
- Het aanleveren van de uren als je met oproepkrachten of wisselende diensten werkt
- De keuze of je werkgever blijft, of dat je het werkgeverschap overdraagt aan een payrollbedrijf
Veelgestelde vragen over payroll uitbesteden
Doen jullie ook payrolling?
Nee. Wij worden niet de juridisch werkgever van je medewerkers. Zoek je dat, dan heb je een payrollbedrijf nodig. Wij verzorgen de salarisadministratie terwijl je medewerkers gewoon bij jou in dienst blijven.
Wat is het verschil met een uitzendbureau?
Bij een uitzendbureau komt de medewerker via het bureau binnen en is het bureau de werkgever. Bij payrolling zoek je de medewerker zelf en neemt het payrollbedrijf het werkgeverschap over. Bij ons verandert er niets aan het dienstverband, alleen aan wie het salariswerk doet.
Kennen jullie de cao waar wij onder vallen?
Wij werken in veel verschillende cao’s, waaronder die in de metaal en techniek, zorg, detailhandel en horeca. Is een cao nieuw voor ons, dan zoeken we die eerst uit voordat we de eerste verwerking doen. Dat hoort bij de inrichting en rekenen we niet apart door.
Kunnen jullie de administratie van onze huidige verwerker overnemen?
Ja, dat doen we regelmatig. In de meeste gevallen kunnen we de gegevens uit je huidige pakket importeren, dus je hoeft niets handmatig opnieuw in te voeren. We nemen vooraf met je door wat er nog loopt en welk moment het handigst is om over te stappen, zodat je medewerkers er niets van merken.
Wat kost salarisadministratie uitbesteden?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers. Je krijgt vooraf een voorstel waarin staat wat erin zit en wat er los bij komt, zoals een proformaberekening of een werkgeversverklaring.
Wie is mijn aanspreekpunt?
Je hebt bij ons steeds dezelfde persoon aan de lijn. Ons team is klein, dus je hoeft je verhaal niet elke keer opnieuw te vertellen.