Overstappen van salarisverwerker
Overstappen voelt als een risico. Terecht, want er kan van alles misgaan in de overdracht. Opgebouwde saldi die niet meekomen, cumulatieven die niet aansluiten, een cao-afspraak die niemand heeft doorgegeven.
Wij begeleiden die overstap stap voor stap en controleren onderweg of alles klopt. Je medewerkers merken er niets van, en dat is precies de bedoeling.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Overstappen kan het hele jaar door
Onze voorkeur is een start per 1 januari, want dan begin je met een schone jaarovergang. Maar het hoeft niet. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht schaduw, zodat de aangiften en de jaaropgave straks gewoon aansluiten. Wat dat kost, spreken we vooraf af in de offerte.
Per 1 januari is wel het rustigste moment, omdat je dan met een schone jaarovergang begint. Loopt het nu vast, wacht dan niet tot januari. Een half jaar doormodderen kost meer dan een overstap in mei.
Wat je regelt voordat je opzegt
Zeg niet op voordat je deze vier dingen hebt uitgezocht. Dat scheelt gedoe en soms geld.
De opzegtermijn. Kijk in je contract wat de termijn is en per wanneer je kunt opzeggen. Sommige partijen hanteren een opzegtermijn van enkele maanden.
Welke gegevens je meekrijgt. Vraag om de volledige loonhistorie, de cumulatieven en de opgebouwde saldi, in een bestand dat je ook echt kunt gebruiken.
Wie het jaarwerk doet. Spreek af of je oude verwerker het jaarwerk over het lopende jaar nog afmaakt, of dat je nieuwe partij dat overneemt. Dit wordt het vaakst vergeten.
De verwerkersovereenkomst. Je verwerkt persoonsgegevens, dus die afspraak hoort op papier te staan met je nieuwe partij.
Wij werken in Nmbrs, AFAS, Loket.nl, HR & Salaris Gemak, Cobra en Exact. In Nmbrs hebben we de meeste ervaring, en dat is ook de omgeving waarin we werken als je alles overdraagt.
Weet je nog niet naar wie je overstapt, begin dan bij salarisverwerkers vergelijken. Wil je weten wat wij precies overnemen, lees dan salarisadministratie uitbesteden. Gaat het om tijdelijke opvang, kijk dan bij interim salarisadministratie.
Een overstap gaat zelden mis op het rekenwerk. Hij gaat mis op de gegevens die niet zijn meegekomen.
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Wat wij van je overnemen
- Alle mutaties: indiensttredingen, uitdiensttredingen, contractwijzigingen, salarisverhogingen en verlof
- Loonstroken die op tijd klaarstaan voor jou en je medewerkers
- De aangifte loonheffingen en de pensioenaangifte
- Ziek- en herstelmeldingen, en de aanvragen bij het UWV voor zwangerschapsverlof, betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof
- Het toepassen van cao-afspraken, periodieken en indexeringen
- Jaaropgaven, jaarwerk en rapportages voor je boekhouding
- Losse vragen tussendoor: een proformaberekening, een werkgeversverklaring, een arbeidsovereenkomst of een cao-vraag
Wij doen het meeste werk in de overstap. Jij levert de gegevens aan en beantwoordt onze vragen, wij richten in en controleren.
Zo verloopt de overstap
Overstappen lijkt veel werk. Dat valt mee, omdat het meeste werk bij ons ligt en niet bij jou. Twijfel je nog welke partij het moet worden, dan helpt salarisverwerkers vergelijken je kiezen.
- Kennismaking. We kijken samen naar je situatie: hoeveel medewerkers, welke cao, welk pakket en wat er nu goed en niet goed loopt.
- Offerte. Je krijgt vooraf helder op papier wat we doen en wat het kost.
- Inventarisatie. We lopen een vaste lijst van elf punten door, zodat alle gegevens compleet zijn voordat we starten.
- Inrichting. Wij richten je administratie in Nmbrs in en importeren de gegevens uit je huidige pakket. Niets hoeft handmatig opnieuw.
- Controle. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw. Die kosten gaan op offertebasis.
- Eerste verwerking. Je medewerkers merken er niets van.
Wat kost overstappen?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. Werkzaamheden die daarbuiten vallen, zoals een losse berekening of een werkgeversverklaring, spreken we apart af.
Je krijgt vooraf op papier wat er wel en niet in zit, zodat je achteraf niet voor verrassingen staat.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Voor wie we werken
Werkgevers in het mkb
Van een enkele medewerker tot een team van tachtig, met een administratie die elke maand terugkomt. Van familiebedrijf tot adviesbureau en van zorgpraktijk tot winkel.
- OmvangVan een dga-salaris tot een team van tachtig
- RitmeEen administratie die elke maand terugkomt
- BrancheGeen beperking, wij werken in veel verschillende cao’s
- PakketWij verwerken in onze eigen Nmbrs-omgeving
Administratie- en accountantskantoren
Wij verzorgen de salarisadministratie achter de schermen, terwijl jij relatiehouder en adviseur blijft.
- RolJij blijft relatiehouder en adviseur van je klant
- NaamAfspraken over naamgeving maken we samen, in overleg
- ContactRechtstreeks met de werkgever, dat scheelt een schakel
- StartBij voorkeur per 1 januari, eerder kan ook
Werkgebied: heel Nederland. Onze thuisbasis is Kaatsheuvel. Het contact loopt via telefoon, mail en het portaal, dus de afstand maakt voor de samenwerking niets uit.
Veelgestelde vragen over overstappen van salarisverwerker
Kan een overstap ook midden in het jaar?
Ja. Onze voorkeur is per 1 januari, want dan begin je met een schone jaarovergang. Eerder kan ook: dan draaien we met terugwerkende kracht schaduw, zodat de aangiften en de jaaropgave straks aansluiten. De kosten daarvan spreken we vooraf af in de offerte.
Merken onze medewerkers iets van de overstap?
Als het goed gaat, alleen dat de loonstrook er anders uitziet. Het bedrag en de opgebouwde rechten blijven hetzelfde. Wij controleren dat voor de eerste verwerking de deur uitgaat.
Kennen jullie de cao waar wij onder vallen?
Wij werken in veel verschillende cao’s, waaronder die in de metaal en techniek, zorg, detailhandel en horeca. Is een cao nieuw voor ons, dan zoeken we die eerst uit voordat we de eerste verwerking doen. Dat hoort bij de inrichting en rekenen we niet apart door.
Kunnen jullie de administratie van onze huidige verwerker overnemen?
Ja. In de meeste gevallen kunnen de gegevens geimporteerd worden, dus je hoeft niets handmatig opnieuw in te voeren. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw. Die kosten gaan op offertebasis.
Wat kost salarisadministratie uitbesteden?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers. Je krijgt vooraf een voorstel waarin staat wat erin zit en wat er los bij komt, zoals een proformaberekening of een werkgeversverklaring.
Wie is mijn aanspreekpunt?
Je hebt bij ons steeds dezelfde persoon aan de lijn. Ons team is klein, dus je hoeft je verhaal niet elke keer opnieuw te vertellen.