Salarisverwerkers vergelijken
Je bent niet tevreden over je huidige salarisverwerker, of je zoekt er voor het eerst een. Dan blijkt al snel dat de aanbieders sterk van elkaar verschillen, terwijl ze allemaal ongeveer hetzelfde beloven.
Op deze pagina zetten we op een rij waar je bij het vergelijken van salarisverwerkers echt op moet letten. Ook als je uiteindelijk voor een ander kiest dan voor ons.
Er zijn grofweg drie soorten salarisverwerkers
Software waarmee je het zelf doet. Je krijgt een pakket en voert zelf de mutaties in. Voordelig en snel, zolang je precies weet wat je doet. De software rekent door met wat jij invult en controleert niet of dat klopt met de cao.
Grote verwerkers. Zij nemen het werk over en hebben de kennis in huis. Je levert aan via een portaal en krijgt netjes op tijd je loonstroken. Het nadeel dat we het vaakst terughoren: je spreekt elke keer iemand anders en je vraag komt in een wachtrij terecht.
Specialisten en kleine kantoren. Persoonlijk contact en korte lijnen. Let hier wel op of salarisadministratie het hoofdvak is of iets wat erbij wordt gedaan, want dat scheelt in het antwoord op cao-vragen.
Waar je op moet vergelijken
- Wie krijg je aan de lijn? Spreek je steeds dezelfde persoon, of komt je vraag in een algemeen postvak terecht?
- Kennen ze jouw cao? Vraag concreet hoe ze omgaan met een cao-verhoging met terugwerkende kracht of met onregelmatigheidstoeslag over verlofuren.
- Wat zit er in de prijs? Een laag tarief per loonstrook is prettig, maar kijk wat er los in rekening wordt gebracht: aangiftes, jaarwerk, proformaberekeningen, werkgeversverklaringen en cao-onderzoek.
- Van wie is de administratie? Kun je je gegevens meenemen als je weer wilt overstappen, of zit je vast aan hun pakket?
- Wie begeleidt de overstap? Vraag of ze bij een overstap halverwege het jaar met terugwerkende kracht vanaf 1 januari schaduw draaien om de cumulatieven te controleren, en wat dat kost.
- Wat gebeurt er bij vakantie of ziekte? Rond de aangiftemomenten moet er altijd iemand bereikbaar zijn.
- Denken ze mee of verwerken ze alleen? Krijg je een seintje als er iets aandacht nodig heeft, of hoor je het pas bij de jaaropgave?
Zet die zeven vragen naast elkaar en het verschil tussen aanbieders wordt snel zichtbaar.
Grote salarisverwerkers hebben de kennis, maar je krijgt er elke keer iemand anders aan de lijn. Kleine administratiekantoren zijn persoonlijk, maar salarisadministratie is daar vaak een bijzaak. Wij zitten bewust tussen die twee werelden in: de kennis van een specialist, met de bereikbaarheid van een klein kantoor.
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Waar wij als salarisverwerker wel en niet goed in zijn
Wij zijn een klein team. Dat betekent dat je steeds dezelfde persoon spreekt en dat je vraag dezelfde dag beantwoord wordt. Het betekent ook dat we niet de partij zijn voor een organisatie met duizend medewerkers en een eigen HR-afdeling die alleen een verwerker zoekt.
Waar we sterk in zijn: werkgevers die een vast aanspreekpunt willen, administraties met cao-vraagstukken, en kantoren die het salariswerk achter de schermen willen beleggen zonder de klantrelatie uit handen te geven. Wat we dan maandelijks doen, staat op salarisadministratie uitbesteden en op loonadministratie uitbesteden.
En als je na dit gesprek concludeert dat je beter bij een andere partij past, dan zeggen we dat gewoon.
Wil je verder lezen: op salarisadministratie uitbesteden staat wat we precies overnemen, op loonadministratie uitbesteden hoe de maandelijkse verwerking loopt, en op wat kost salarisadministratie uitbesteden waar de prijs van afhangt. Heb je tijdelijk iemand nodig, kijk dan bij interim salarisadministratie.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Overstappen naar een andere salarisverwerker
De meeste werkgevers blijven bij hun huidige salarisverwerker omdat overstappen veel werk lijkt. In de praktijk ligt het meeste werk bij de nieuwe verwerker. Wij vragen je huidige gegevens op, importeren die en controleren of alles klopt voordat de eerste verwerking eruit gaat. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw. Die kosten gaan op offertebasis.
Je medewerkers merken van de overstap zelf niets. Ze krijgen gewoon op tijd hun loonstrook. Wil je eerst weten wat het gaat kosten, kijk dan bij wat kost salarisadministratie uitbesteden.
Wat je moet weten voordat je opzegt
Voordat je overstapt is het handig om drie dingen na te kijken bij je huidige partij. Dat scheelt gedoe achteraf.
- De opzegtermijn. Vaak geldt een termijn van een tot drie maanden, en soms kan er alleen per kwartaal of per jaar worden opgezegd. Kijk dat na voordat je een datum afspreekt met je nieuwe partij.
- Wat je meekrijgt. Vraag om een export van de stamgegevens, de cumulatieven van het lopende jaar en de loonstroken en jaaropgaven van de afgelopen jaren. Je hebt recht op je eigen gegevens, maar je moet er wel om vragen.
- Wie het jaarwerk doet. Stap je in de loop van het jaar over, spreek dan expliciet af wie de jaaropgaven maakt en wie de laatste aangifte indient. Hier ontstaat de meeste verwarring.
Zeg pas op als je nieuwe partij bevestigd heeft dat ze kunnen starten. Niets is vervelender dan een gat tussen twee verwerkers in.
Vragen die je in een kennismakingsgesprek kunt stellen
Handig om mee te nemen, ook als je bij ons komt kijken.
- Wie is straks mijn vaste contactpersoon, en wie neemt het over als die er niet is?
- Hoe gaan jullie om met een cao-verhoging met terugwerkende kracht?
- Wat gebeurt er als ik halverwege het jaar overstap, en wat kost dat?
- Zit het jaarwerk in de prijs of komt dat er los bij?
- Krijg ik een seintje als er iets aandacht nodig heeft, of moet ik het zelf opmerken?
- Kan ik mijn gegevens meenemen als ik ooit weer wil overstappen?
- Wie is er bereikbaar rond de aangiftemomenten en in vakantieperiodes?
Aan de antwoorden op vraag een en vijf hoor je meestal al genoeg. Wat het gaat kosten lees je op wat kost salarisadministratie uitbesteden.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
De drie soorten aanbieders naast elkaar
Dezelfde zeven punten, voor elk type aanbieder. Zo zie je in een oogopslag waar het verschil zit en welke vragen je moet stellen.
| Software, zelf doen | Grote verwerker | Specialist of klein kantoor | |
|---|---|---|---|
| Wie doet het werk | Jij, of je eigen medewerker | Een team, wisselende personen | Een vast aanspreekpunt |
| Cao-kennis | Je zoekt het zelf uit | Aanwezig, maar via een wachtrij | Aanwezig, direct te bereiken |
| Wat je betaalt | Een abonnement per maand | Een tarief per loonstrook, extra’s los | Meestal een pakketprijs |
| Controle op de inhoud | Geen, het pakket rekent door | Wisselend, vaak steekproef | Onderdeel van het werk |
| Bij vakantie of ziekte | Jouw probleem | Opgevangen door het team | Vooraf afgestemd, vraag ernaar |
| Je gegevens meenemen | Ja, het is jouw omgeving | Vraag het na, dit verschilt | Vraag het na, dit verschilt |
| Meedenken | Nee | Op verzoek | Uit zichzelf, als het goed is |
Waar wij staan: in de rechterkolom. We zijn een klein team, dus een organisatie met duizend medewerkers en een eigen HR-afdeling is bij een grote verwerker beter af. Zoek je een vast gezicht dat je gewoon kunt bellen, dan zijn wij een goede match.
Veelgestelde vragen over salarisverwerkers vergelijken
Wat is het verschil tussen een salarisverwerker en een salarisadministrateur?
Een salarisverwerker is de partij of het pakket dat de lonen berekent en de aangiftes doet. Een salarisadministrateur is de persoon die dat werk uitvoert en de inhoudelijke vragen beantwoordt. Bij software krijg je het eerste zonder het tweede.
Waar let ik op als ik offertes vergelijk?
Kijk niet alleen naar het bedrag per loonstrook, maar vooral naar wat daar wel en niet in zit. Aangiftes, jaarwerk, proformaberekeningen, werkgeversverklaringen en cao-onderzoek worden vaak los gefactureerd. Vraag daarom altijd om een totaalbeeld voor een heel jaar.
Kan ik zomaar overstappen naar een andere salarisverwerker?
Ja. Meestal geldt er een opzegtermijn en soms wordt er per kwartaal of per jaar opgezegd. Verder kunnen je gegevens in de meeste gevallen geimporteerd worden, dus je hoeft niets handmatig opnieuw in te voeren.
Wanneer kan ik het beste overstappen?
De jaarwisseling is het rustigste moment, maar het kan het hele jaar door. Bij een overstap halverwege het jaar draaien wij met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw, zodat de cumulatieven en de jaaropgave kloppen. Die kosten gaan op offertebasis.
Is zelf doen met software goedkoper?
Op de factuur meestal wel. Reken daar wel je eigen tijd bij op, plus het risico van een correctie achteraf. Voor een eenvoudige administratie met een paar vaste medewerkers kan het prima werken. Zodra er cao-vraagstukken, pensioen of verzuim bij komen, weegt dat vaak niet meer op.
Welk salarispakket gebruiken jullie zelf?
Voor onze eigen klanten werken we met Nmbrs, met een portaal voor jou en je medewerkers. Doen we interimwerk, dan stappen we in het pakket dat jij al gebruikt, zoals Loket.nl, AFAS, HR en Salaris Gemak, Cobra of Exact.