Interim salarisadministratie
Je salarisadministrateur gaat met zwangerschapsverlof, is langdurig ziek of vertrekt onverwacht. En de loonstroken moeten volgende week gewoon de deur uit.
Wij springen dan in. Niet door iemand te sturen die je zelf moet inwerken, maar door het werk over te nemen in het pakket dat je al gebruikt. Zoek je geen tijdelijke oplossing maar een vaste, kijk dan bij salarisadministratie uitbesteden.
Wanneer interim salarisadministratie uitkomst biedt
- Zwangerschapsverlof of langdurig verzuim. Je weet maanden van tevoren dat er een gat valt, of juist van de ene op de andere dag.
- Vertrek van je salarisadministrateur. Vaak is dat de enige persoon die weet hoe het pakket is ingericht. Dan wil je iemand die zich snel inleest en niet alles opnieuw hoeft te vragen.
- De januari-drukte. Jaarwerk, jaaropgaven, cao-wijzigingen en nieuwe tarieven vallen samen met de gewone verwerking.
- Een overstap naar een ander salarispakket. Tijdens een migratie draait het oude en het nieuwe systeem even naast elkaar. Dat is precies het moment waarop je extra handen wilt.
- Een grote nieuwe klant bij een kantoor. Je hebt de opdracht binnen, maar de capaciteit nog niet.
- Structureel te weinig tijd. Soms is interim de opmaat naar een vaste samenwerking, en dat is ook prima.
Wij leveren geen uitzendkracht, wij doen het werk
Dit is het belangrijkste verschil met een detacheerder. Die stuurt je een medewerker die jij inwerkt, aanstuurt en betaalt per uur, ook tijdens het inlezen.
Wij nemen het werk over. Nathalie werkt sinds 2002 in het vak en staat als Register Payroll Professional ingeschreven bij het NIRPA. Dat betekent dat je niemand hoeft op te leiden en dat cao-vragen niet blijven liggen tot je eigen medewerker terug is.
Verwacht dus geen bureau dat een cv doorstuurt. Je krijgt een vast aanspreekpunt dat meteen aan de slag kan.
Grote salarisverwerkers hebben de kennis, maar je krijgt er elke keer iemand anders aan de lijn. Kleine administratiekantoren zijn persoonlijk, maar salarisadministratie is daar vaak een bijzaak. Wij zitten bewust tussen die twee werelden in: de kennis van een specialist, met de bereikbaarheid van een klein kantoor.
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Wij werken in jouw pakket, niet andersom
Bij interim salarisadministratie stappen wij in het systeem dat jij al gebruikt. Je hoeft dus niets te migreren en je medewerkers merken er niets van.
We werken onder andere in Nmbrs, Loket.nl, AFAS, HR & Salaris Gemak, Cobra en Exact. Zit jouw pakket daar niet bij, laat het weten. Vaak lezen we ons snel in, en zo niet dan zeggen we dat gewoon.
Let op het verschil met uitbesteden. Besteed je de salarisadministratie helemaal uit, dan verhuist die naar onze eigen Nmbrs-omgeving. Bij interim blijft alles staan waar het staat en zijn wij tijdelijk de handen. Wil je die vaste route juist wel, lees dan loonadministratie uitbesteden.
Waar we mee kunnen helpen
- Het verwerken en controleren van de volledige periodeverwerking
- De aangifte loonheffingen en de pensioenaangifte
- Ziek- en herstelmeldingen, en de aanvragen bij het UWV voor zwangerschapsverlof, betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof
- Jaarwerk, jaaropgaven en correcties over voorgaande perioden
- Het inrichten van een salarispakket, of het beter benutten van het pakket dat je al hebt
- Advies bij complexe vraagstukken: cao-uitleg, pensioenaansluiting, toeslagen en bijzondere beloningen
- Een tweede paar ogen op een verwerking voordat die definitief wordt
Hoe snel kunnen we starten?
Sneller dan bij een vaste samenwerking, want er hoeft niets ingericht of overgezet te worden.
- Kennismaking. Je vertelt wat er speelt, hoeveel medewerkers er zijn, welk pakket je gebruikt en tot wanneer je hulp nodig hebt.
- Toegang. Wij krijgen een eigen inlog in jouw salarispakket. Vaak is dat een kwestie van een dag.
- Inlezen. We nemen de inrichting, de cao en de lopende dossiers door, zodat we weten waar de aandachtspunten zitten.
- Overname. We draaien de eerstvolgende periode en lopen die met je door voordat er iets definitief wordt.
- Overdracht. Komt je eigen medewerker terug, dan leveren we netjes op met een overzicht van wat er in de tussentijd is gebeurd.
Wat kost interim salarisadministratie?
Interimwerk gaat op offertebasis, want de omvang verschilt sterk per situatie. Een paar maanden een volledige verwerking overnemen is iets anders dan meekijken tijdens een migratie.
Vertel ons hoeveel medewerkers het betreft, welk pakket je gebruikt en voor welke periode je hulp zoekt. Dan sturen we een voorstel waarin staat wat we doen en wat het kost. Zoek je een vaste oplossing, dan lees je op wat kost salarisadministratie uitbesteden hoe dat zit.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Voor wie we interim werken
Werkgevers in het mkb
Werkgevers die tijdelijk zonder salarisadministrateur zitten, of die een piek moeten opvangen. Van een enkele medewerker tot een team van tachtig.
- OmvangVan een dga-salaris tot een team van tachtig
- RitmeEen administratie die elke maand terugkomt
- BrancheGeen beperking, wij werken in veel verschillende cao’s
- PakketWij verwerken in onze eigen Nmbrs-omgeving
Administratie- en accountantskantoren
Wij verzorgen de salarisadministratie achter de schermen, terwijl jij relatiehouder en adviseur blijft.
- RolJij blijft relatiehouder en adviseur van je klant
- NaamAfspraken over naamgeving maken we samen, in overleg
- ContactRechtstreeks met de werkgever, dat scheelt een schakel
- StartBij voorkeur per 1 januari, eerder kan ook
Werkgebied: heel Nederland. Onze thuisbasis is Kaatsheuvel. Het contact loopt via telefoon, mail en het portaal, dus de afstand maakt voor de samenwerking niets uit.
Interim salarisadministratie voor administratie- en accountantskantoren
Een groot deel van ons interimwerk komt van kantoren. De situaties lijken op elkaar: iemand valt uit, er komt een portefeuille bij, of het jaarwerk loopt vast tegen de gewone verwerking aan.
Wat wij dan doen is capaciteit toevoegen zonder dat jij de klantrelatie uit handen geeft. Jij blijft aanspreekpunt en adviseur, wij draaien de verwerking mee in jouw omgeving. Hoe we naar buiten treden spreken we samen af.
Zoek je geen tijdelijke hulp maar een vaste constructie waarin wij de salarisadministratie van je klanten structureel doen, kijk dan bij salarisadministratie uitbesteden.
Wat je zelf moet regelen om ons te laten starten
Interim gaat snel, maar een paar dingen kunnen alleen bij jou vandaan komen.
- Een eigen inlog in je salarispakket. Op onze naam, niet die van de collega die je vervangt. Dat is netter en beter te herleiden.
- De juiste rechten. Verwerken, aangifte doen en rapportages draaien. Alleen leesrechten is te weinig.
- De cao en de bedrijfsregelingen. Een personeelshandboek, een cao-naam of de afspraken die niet in het pakket staan.
- De lopende dossiers. Zieke medewerkers, verlofaanvragen die nog moeten en toezeggingen die nog verwerkt worden.
- Een verwerkersovereenkomst. Wij werken met persoonsgegevens, dus dat leggen we vooraf vast.
Meestal is dit binnen een dag of twee geregeld en kunnen we mee in de eerstvolgende verwerking.
En als je eigen medewerker terugkomt
Interim is tijdelijk, dus de overdracht hoort erbij. Je krijgt van ons een overzicht van wat er in de tussenperiode is gebeurd: welke mutaties zijn verwerkt, welke aangiftes eruit zijn, welke correcties er zijn geweest en welke punten nog aandacht nodig hebben.
Zien we tijdens het werk dingen die beter kunnen in de inrichting van het pakket, dan zetten we dat er ook bij. Vaak is dat het nuttigste deel van de overdracht, want een instelling die al jaren verkeerd staat valt pas op als er iemand nieuws naar kijkt.
Bevalt het samenwerken en wil je het liever niet meer zelf doen, dan kan interim overgaan in een vaste samenwerking. Wat dat kost lees je op wat kost salarisadministratie uitbesteden.
Interim of uitbesteden, wat past bij jou
Twee manieren om het werk bij ons neer te leggen. Het verschil zit vooral in waar de administratie draait en hoe lang je ons nodig hebt.
| Interim | Uitbesteden | |
|---|---|---|
| Duur | Tijdelijk, met een einddatum | Doorlopend |
| Salarispakket | Wij werken in jouw pakket | De administratie verhuist naar onze Nmbrs-omgeving |
| Startsnelheid | Vaak binnen enkele dagen | Na inrichting, bij voorkeur per 1 januari |
| Wat jij regelt | Een inlog met de juiste rechten | De gegevens voor de inventarisatie |
| Je eigen medewerker | Blijft in dienst, wij vullen aan | Niet meer nodig voor de verwerking |
| Prijs | Op offertebasis, afhankelijk van omvang en duur | Gebaseerd op het aantal medewerkers |
| Afronding | Overdracht met een verslag van de periode | Loopt door zolang je wilt |
Twijfel je? Begin dan met interim. Bevalt het, dan kan het altijd overgaan in een vaste samenwerking. Andersom komt ook voor, bijvoorbeeld als je later toch weer iemand in dienst neemt.
Bij interim werken wij in jouw eigen omgeving. Hoe dat eruitziet lees je op de pagina’s over Nmbrs, AFAS en Exact. Werk je op een administratie- of accountantskantoor en valt daar iemand uit, kijk dan bij salarisverwerking uitbesteden.
Blijkt tijdelijk toch structureel te worden, dan helpt overstappen van salarisverwerker je met de stappen. Zoek je meer dan alleen het salaris, lees dan personeelsadministratie uitbesteden.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Veelgestelde vragen over interim salarisadministratie
Hoe snel kunnen jullie beginnen?
Meestal binnen een paar dagen. Zodra we toegang hebben tot je salarispakket kunnen we ons inlezen. Bij een acute situatie, bijvoorbeeld ziekte vlak voor de verwerkingsdatum, doen we ons best om het diezelfde week op te pakken.
Werken jullie in ons eigen salarispakket?
Ja, dat is juist het idee van interim. Wij stappen in het systeem dat jij al gebruikt. We werken onder andere in Nmbrs, Loket.nl, AFAS, HR en Salaris Gemak, Cobra en Exact.
Wat is het verschil met een detacheringsbureau?
Een detacheerder levert je een medewerker die jij inwerkt en aanstuurt. Wij nemen het werk zelf over, met een vast aanspreekpunt dat het vak sinds 2002 doet. Je hoeft dus niemand op te leiden.
Kunnen jullie ook alleen meekijken of controleren?
Ja. Sommige werkgevers en kantoren laten ons alleen de verwerking controleren voordat die definitief wordt, of vragen ons mee te kijken bij een lastig vraagstuk. Dat kan prima.
Doen jullie ook interim voor administratie- en accountantskantoren?
Ja, dat is een groot deel van ons interimwerk. Je houdt de klantrelatie zelf en wij vangen de capaciteit op, bijvoorbeeld bij verzuim of als er een grote portefeuille bijkomt.
Wat gebeurt er als onze eigen medewerker terugkomt?
Dan dragen we netjes over. Je krijgt een overzicht van wat er in de tussenperiode is gebeurd en welke punten aandacht nodig hebben. Wil je daarna toch structureel uitbesteden, dan kan dat ook.
Hoe klanten ons beoordelen
Tijdelijk iemand nodig voor je salarisadministratie?
Vertel ons kort wat er speelt, welk pakket je gebruikt en voor welke periode je hulp zoekt. Dan hoor je snel wat we voor je kunnen doen.