Loonadministratie uitbesteden
Elke maand weer moeten de loonstroken kloppen. De mutaties, de aangifte loonheffingen, de pensioenaangifte, de cao die halverwege het jaar verandert. Het is werk dat weinig oplevert als het goed gaat en veel kost als het misgaat.
Loonadministratie uitbesteden betekent bij ons dat wij die maandelijkse verwerking overnemen. Niet als loonfabriek, maar als je vaste aanspreekpunt: dezelfde persoon aan de lijn, korte lijnen en iemand die je gewoon even kunt bellen als je ergens tegenaan loopt.
Wat loonadministratie je elke maand echt kost
Vraag je aan een ondernemer hoeveel tijd de loonadministratie kost, dan is het antwoord meestal een uurtje of twee. Dat klopt zolang alles hetzelfde blijft.
De tijd zit in de uitzonderingen. Een medewerker die langdurig ziek wordt, waarbij de loondoorbetaling per jaar anders uitpakt. Een nieuw contract met een min-maxregeling. Een cao-verhoging met terugwerkende kracht. Een medewerker die vraagt waarom er dit jaar minder loonheffingskorting wordt verrekend. Dat zijn precies de momenten waarop je het antwoord nodig hebt en de tijd mist om het uit te zoeken.
Daar komt bij dat een berekening technisch kan kloppen volgens de instellingen van het pakket en inhoudelijk toch verkeerd kan zijn. Software rekent door met wat erin staat. Of dat ook klopt met de cao en de pensioenregeling, controleert geen enkel pakket voor je.
Loonadministratie uitbesteden: wat wij van je overnemen
- Alle mutaties: indiensttredingen, uitdiensttredingen, contractwijzigingen, salarisverhogingen en verlof
- Loonstroken die op tijd klaarstaan voor jou en je medewerkers
- De aangifte loonheffingen en de pensioenaangifte
- Ziek- en herstelmeldingen, en de aanvragen bij het UWV voor zwangerschapsverlof, betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof
- Het toepassen van cao-afspraken, periodieken en indexeringen
- Jaaropgaven, jaarwerk en de rapportages voor je boekhouding
- Losse vragen tussendoor: een proformaberekening, een werkgeversverklaring, een arbeidsovereenkomst of een cao-vraag
Besteed je je loonadministratie uit aan ons, dan verwerken we die in onze eigen Nmbrs-omgeving. Jij en je medewerkers krijgen daar een eigen portaal in, zodat loonstroken en jaaropgaven altijd op een plek staan. Hoe dat portaal werkt, staat op salarisadministratie online.
Grote salarisverwerkers hebben de kennis, maar je krijgt er elke keer iemand anders aan de lijn. Kleine administratiekantoren zijn persoonlijk, maar salarisadministratie is daar vaak een bijzaak. Wij zitten bewust tussen die twee werelden in: de kennis van een specialist, met de bereikbaarheid van een klein kantoor.
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Loonadministratie of salarisadministratie, is dat hetzelfde?
In de praktijk worden de twee door elkaar gebruikt en bedoelen mensen er hetzelfde mee: het berekenen en verwerken van de lonen van je medewerkers.
Als er al een verschil in zit, dan is het dit. Loonadministratie wordt vaker gebruikt voor het rekenwerk en de aangiftes richting de Belastingdienst. Salarisadministratie klinkt breder en omvat dan ook de arbeidsvoorwaardelijke kant: contracten, verlof, pensioen en cao.
Wij doen allebei. Je hoeft dus niet te weten welk woord je moet gebruiken om te vragen of wij je kunnen helpen. Op salarisadministratie uitbesteden lees je wat we maandelijks precies overnemen.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Zo verloopt de overstap
Het meestgehoorde bezwaar is dat overstappen veel werk lijkt. Dat valt mee, omdat het meeste werk bij ons ligt en niet bij jou.
- Kennismaking. We kijken samen naar je situatie: hoeveel medewerkers, welke cao, welk pakket en wat er nu goed en niet goed loopt.
- Offerte. Je krijgt vooraf helder op papier wat we doen en wat het kost. Geen verrassingen achteraf.
- Inventarisatie. We lopen een vaste lijst van elf punten door, zodat alle gegevens compleet zijn voordat we starten.
- Inrichting. Wij richten je administratie in Nmbrs in en importeren de gegevens uit je huidige pakket. Niets hoeft handmatig opnieuw.
- Controle. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw, zodat de cumulatieven en de jaaropgave kloppen. Die kosten gaan op offertebasis.
- Eerste verwerking. Je medewerkers merken er niets van. Ze krijgen gewoon op tijd hun loonstrook.
Wat kost loonadministratie uitbesteden?
Wat loonadministratie uitbesteden kost, hangt af van je situatie. We werken daarom op offertebasis, omdat geen twee administraties hetzelfde zijn. De prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers. Werkzaamheden die daarbuiten vallen, zoals een proformaberekening of een werkgeversverklaring, rekenen we los en die staan vooraf in je voorstel.
Wat we niet doen is een tarief per loonstrook op de site zetten en de rest apart in rekening brengen. Je krijgt vooraf een overzicht van wat er wel en niet in zit, zodat je weet waar je aan toe bent. Wat er in de maandprijs zit en wat we los rekenen, lees je op wat kost salarisadministratie uitbesteden.
Voor wie we werken
Wij werken door heel Nederland. Onze thuisbasis is Kaatsheuvel, maar of je nu in Groningen of in Maastricht zit maakt voor de samenwerking niets uit. Het contact loopt via telefoon, mail en het portaal.
Zoek je iets specifiekers? We hebben aparte paginas over salarisadministratie voor de zorg, salarisadministratie voor de horeca en salarisadministratie online. Wil je eerst weten wat het kost, kijk dan bij wat salarisadministratie uitbesteden kost. En vergelijk je nog aanbieders, dan helpt salarisverwerkers vergelijken je verder.
Werkgevers in het mkb
Van een enkele medewerker tot een team van tachtig, met een administratie die elke maand terugkomt. Van installatiebedrijf tot horeca en van zorg tot detailhandel. Voor twee daarvan hebben we een eigen pagina: salarisadministratie voor de zorg en salarisadministratie voor de horeca. Juist omdat we in veel cao’s werken, is een branche zelden een probleem.
- OmvangVan een dga-salaris tot een team van tachtig
- RitmeEen administratie die elke maand terugkomt
- BrancheGeen beperking, wij werken in veel verschillende cao’s
- PakketWij verwerken in onze eigen Nmbrs-omgeving
Administratie- en accountantskantoren
Wij verzorgen de salarisadministratie achter de schermen, terwijl jij relatiehouder en adviseur blijft.
- RolJij blijft relatiehouder en adviseur van je klant
- NaamAfspraken over naamgeving maken we samen, in overleg
- ContactRechtstreeks met de werkgever, dat scheelt een schakel
- StartBij voorkeur per 1 januari, eerder kan ook
Werkgebied: heel Nederland. Onze thuisbasis is Kaatsheuvel. Het contact loopt via telefoon, mail en het portaal, dus de afstand maakt voor de samenwerking niets uit.
Waarom werkgevers hun loonadministratie uitbesteden aan ons
- Je hebt altijd dezelfde persoon aan de lijn. Geen ticketsysteem, geen wisselend aanspreekpunt.
- Salarisadministratie is ons vak, niet onze bijzaak. Nathalie werkt sinds 2002 in het vak en staat als Register Payroll Professional (RPP) ingeschreven bij het NIRPA.
- We denken mee in plaats van alleen te verwerken. Zien we iets wat aandacht nodig heeft, dan hoor je dat van ons en niet andersom.
- We kennen meer dan een pakket. Naast Nmbrs werken we op interimbasis ook in Loket.nl, AFAS, HR & Salaris Gemak, Cobra en Exact.
- Volledig transparant over de werkwijze. Je weet wat we doen, wanneer we het doen en wat er van jou wordt verwacht.
Veelgestelde vragen over loonadministratie uitbesteden
Wat kost het uitbesteden van je loonadministratie?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers. Je krijgt vooraf een voorstel waarin staat wat erin zit en wat er los bij komt, zodat je achteraf niet voor kosten komt te staan.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Kan ik ook midden in het jaar overstappen?
Ja. We draaien dan met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw, zodat de cumulatieven en de jaaropgave kloppen. Die kosten gaan op offertebasis. Je medewerkers merken van de overstap zelf niets.
Hoeveel medewerkers moet ik hebben om uit te besteden?
Er is geen ondergrens. We werken voor werkgevers met een paar medewerkers en voor bedrijven met tachtig man, en ook een dga-salaris verzorgen we. Bel gerust even, dan zeggen we eerlijk of het bij je past.
Wat als mijn boekhouder de loonadministratie nu doet?
Dat komt vaak voor en werkt prima zolang de situatie overzichtelijk blijft. Zodra er cao-vraagstukken, pensioen of ziekteverzuim bij komen, is het specialistenwerk. Veel kantoren besteden dat deel daarom bij ons uit en blijven zelf het aanspreekpunt voor de rest van de administratie.
Welk salarispakket gebruiken jullie?
Voor onze eigen klanten werken we met Nmbrs, inclusief een portaal voor jou en je medewerkers. Doen we interimwerk, dan stappen we in het pakket dat jij al gebruikt. We werken onder andere in Loket.nl, AFAS, HR en Salaris Gemak, Cobra en Exact.
Hoe snel krijg ik antwoord op een vraag?
Je kunt ons gewoon bellen of mailen. In de praktijk krijg je dezelfde dag antwoord, en rond de aangiftemomenten zorgen we dat er altijd iemand bereikbaar is.