Wat kost salarisadministratie uitbesteden?
Het eerlijke antwoord is korter dan je verwacht. Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. Daar komt geen rij toeslagen achteraan.
Wat wel apart gaat, zijn de klussen die niet elke maand terugkomen. Hieronder lees je wat er in de maandprijs zit en wat we los rekenen, zodat je offertes met elkaar kunt vergelijken en weet welke vragen je moet stellen.
Kosten salarisadministratie: waar de prijs op gebaseerd is
- Het aantal medewerkers. Dit is de basis van de prijs. Hoe meer medewerkers je in dienst hebt, hoe lager het tarief per loonstrook wordt.
- Een dga-salaris. Verloon je alleen jezelf, dan geldt daarvoor een eigen jaartarief.
- Losse werkzaamheden. Een proformaberekening, een werkgeversverklaring, het aanvragen van een loonheffingennummer of het opstellen van een arbeidsovereenkomst rekenen we per stuk.
- Advies. Uitgebreidere vraagstukken, zoals het uitzoeken van een cao, gaan per uur.
Op basis daarvan maken we een voorstel. Wat er dan precies onder valt, lees je op salarisadministratie uitbesteden. Je weet dus vooraf waar je aan toe bent en niet pas bij de eerste factuur.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Let op wat er niet in een tarief per loonstrook zit
Veel aanbieders werken met een bedrag per loonstrook. Dat rekent prettig, maar het zegt weinig zolang je niet weet wat er los bij komt.
Vraag daarom altijd na of deze onderdelen inbegrepen zijn:
- De aangifte loonheffingen en de pensioenaangifte
- Ziek- en herstelmeldingen en de WAZO-aanvragen bij het UWV
- Het jaarwerk en de jaaropgaven
- Het uitzoeken en inrichten van je cao
- Proformaberekeningen en werkgeversverklaringen
- Het opstellen van een arbeidsovereenkomst
- Vragen tussendoor, of die per keer of per uur worden gerekend
Tel die posten bij elkaar op voor een heel jaar. Pas dan vergelijk je appels met appels. Waar je verder op moet letten, staat op salarisverwerkers vergelijken.
Je krijgt een voorstel op maat
Na een kort gesprek weten we meestal genoeg. Je ontvangt dan een voorstel waarin staat wat we voor je doen en wat het kost, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent en er achteraf geen verrassingen zijn.
Meestal hebben we aan een ding genoeg voor een eerste inschatting: hoeveel medewerkers je in dienst hebt.
De kosten van salarisadministratie zelf doen
Die vraag wordt zelden gesteld, terwijl de kosten van salarisadministratie zelf doen minstens zo belangrijk zijn. Reken je eigen uren mee, plus de uren van degene die het nu doet, dan schuift het beeld vaak op.
Daarnaast is er een kostenpost die pas later zichtbaar wordt. Een cao-verhoging die te laat is doorgevoerd, een toeslag die verkeerd stond ingesteld of een verzuimmelding die te laat bij het UWV lag. Dat soort dingen los je niet op met een correctie in de volgende periode, want er hangen aangiftes en soms een loonsanctie aan vast.
En er is het punt waar we het met veel werkgevers over hebben: als er maar een persoon is die weet hoe de salarisadministratie werkt, dan is die persoon een risico. Vakantie, ziekte of vertrek zorgt dan meteen voor een probleem.
Uitbesteden hoeft niet alles of niets
Je kunt de volledige administratie bij ons neerleggen, maar het kan ook in delen. Werk je in de zorg of de horeca, dan hebben we daar aparte paginas voor: salarisadministratie voor de zorg en salarisadministratie voor de horeca. Sommige werkgevers voeren zelf de mutaties in en laten ons controleren, aangiftes doen en de vragen beantwoorden. Anderen laten alles over. Kantoren kiezen weer vaker voor een vaste maandelijkse verdeling.
Wat het beste past, bepalen we in het kennismakingsgesprek. Dat kost je niets en levert je in elk geval een helder beeld op.
Meer weten over wat je dan krijgt? Kijk bij salarisadministratie uitbesteden of bij loonadministratie uitbesteden. Twijfel je nog tussen partijen, dan zet salarisverwerkers vergelijken de verschillen op een rij. Werk je in een specifieke sector, dan hebben we aparte paginas over salarisadministratie voor de zorg en salarisadministratie voor de horeca.
Zet het naast wat het je nu kost
De meeste werkgevers vergelijken een offerte met nul, want zelf doen staat nergens op een factuur. Toch kost het wel degelijk iets.
Tel drie dingen bij elkaar op. Ten eerste de uren: niet alleen de verwerking zelf, maar ook het uitzoeken van een cao-vraag, het bijhouden van wijzigingen en het beantwoorden van vragen van medewerkers. Ten tweede de software en de bijscholing die je nodig hebt om het goed te blijven doen. En ten derde het risico: een correctie achteraf, een te late aangifte of een toeslag die jaren verkeerd stond ingesteld.
Dat derde punt is het lastigst te becijferen en tegelijk het duurst als het misgaat. Een verkeerd ingestelde toeslag die je pas na twee jaar ontdekt, moet je met terugwerkende kracht rechtzetten voor iedereen die het betreft.
En de afhankelijkheid van een persoon
Er is nog een kostenpost die pas zichtbaar wordt op het verkeerde moment. Als er maar een iemand is die weet hoe jullie salarisadministratie in elkaar zit, dan is die persoon een risico.
Vakantie is nog te plannen. Langdurige ziekte of een vertrek niet. Dan blijkt ineens dat de kennis nergens is vastgelegd en dat de loonstroken toch de deur uit moeten. Dat is precies waarvoor werkgevers ons bellen voor interim salarisadministratie, en dan is het duurder dan wanneer je het van tevoren had geregeld.
Uitbesteden haalt die afhankelijkheid weg. Niet omdat wij met veel mensen zijn, maar omdat het vak bij ons niet bij een persoon in het hoofd zit.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Wat zit er in de maandprijs en wat komt er los bij
Bij het vergelijken van offertes gaat het zelden om het bedrag zelf, maar om wat eronder valt. Dit is hoe dat bij ons is verdeeld.
| In de maandprijs | Apart, vooraf afgesproken | |
|---|---|---|
| Verwerking | Alle mutaties en de loonstroken | – |
| Aangiftes | Loonheffingen en pensioen | – |
| Verzuim | Ziek- en herstelmeldingen | – |
| UWV-aanvragen | Zwangerschaps-, ouderschaps- en geboorteverlof | – |
| Cao | Toepassen van afspraken, periodieken en indexeringen | Uitzoeken van een nieuwe cao bij de start |
| Jaarwerk | Jaaropgaven en jaarafsluiting | – |
| Losse documenten | – | Proformaberekening, werkgeversverklaring, arbeidsovereenkomst |
| Advies | Korte vragen tussendoor | Uitgebreidere vraagstukken |
| Overstap halverwege het jaar | – | Schaduw draaien vanaf 1 januari |
Vraag bij elke offerte die je vergelijkt om precies dit overzicht. Een laag bedrag per loonstrook met een lange rij losse posten valt over een heel jaar vaak duurder uit dan een pakketprijs.
Veelgestelde vragen over de kosten van salarisadministratie
Wat kost salarisadministratie uitbesteden per maand?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers die je in dienst hebt. Losse werkzaamheden, zoals een proformaberekening of een werkgeversverklaring, rekenen we per stuk. Na een kort gesprek weten we meestal genoeg voor een inschatting.
Krijg ik vooraf een prijs te horen?
Ja. Na een kort gesprek sturen we je een voorstel waarin staat wat we doen en wat het kost. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent.
Betaal ik per loonstrook of per maand?
Onze maandprijs is gebaseerd op het aantal medewerkers. In het voorstel staat precies welke onderdelen daarin zitten en wat we los rekenen, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.
Wordt het duurder als een medewerker uit dienst gaat of erbij komt?
Wisselingen horen bij het werk en zitten in de afspraak. We spreken vooraf af hoe we omgaan met een periode waarin er veel tegelijk verandert, zodat het geen discussie wordt.
Zijn cao-vragen en advies inbegrepen?
Korte vragen tussendoor horen bij de samenwerking. Gaat het om een uitgebreider vraagstuk, zoals een cao-onderzoek of een berekening voor een specifieke situatie, dan zeggen we vooraf wat dat kost.
Is uitbesteden duurder dan zelf doen?
Op de factuur meestal wel, want zelf doen kost geen factuur. Reken je de uren mee die het nu kost, plus het risico van een correctie of een te late melding, dan valt het vaak anders uit. Voor een eenvoudige administratie met een paar vaste medewerkers kan zelf doen prima werken.