Salarisadministratie voor de zorg
Roosters die per week verschillen, onregelmatigheidstoeslag, medewerkers met meerdere contracten en verlof dat in uren wordt bijgehouden. In de zorg is de loonstrook zelden twee maanden hetzelfde.
Wij nemen de salarisadministratie zorg van je over, inclusief de cao en de pensioenaangifte. Je hebt daarbij steeds dezelfde persoon aan de lijn, iemand die je gewoon kunt bellen.
Salarisadministratie zorg: waar het vaak misgaat
- ORT over verlofuren. Onregelmatigheidstoeslag moet ook doorlopen tijdens verlof. Staat dat verkeerd ingesteld, dan telt het maandenlang door en merk je het pas bij een controle of een vraag van een medewerker.
- Meerdere contracten bij een medewerker. Iemand die in twee functies of op twee afdelingen werkt, moet je in het pakket goed vastleggen, anders klopt de loonheffingskorting of het pensioen niet.
- Wisselende uren en de jaarurensystematiek. Contracturen, geschreven uren en uitbetaalde uren lopen uit elkaar. Zonder controle sluipt daar een verschil in.
- Verzuim goed vastleggen. Ziek- en herstelmeldingen moeten kloppen en op tijd in de administratie staan, anders lopen de loondoorbetaling en de aangifte uit de pas.
- Pensioenaangifte. De aansluiting bij het pensioenfonds moet precies kloppen met wat er in de loonaangifte staat. Verschillen komen vaak pas na een jaar boven water.
Software rekent netjes door met wat erin staat. Of dat ook klopt met de cao en de pensioenregeling, controleert geen enkel pakket voor je.
Salarisadministratie zorg: wat wij van je overnemen
- De maandelijkse verwerking van alle mutaties en roosteruren
- Loonstroken die op tijd klaarstaan voor jou en je medewerkers
- De aangifte loonheffingen en de pensioenaangifte
- Ziek- en herstelmeldingen, en de aanvragen bij het UWV voor zwangerschapsverlof, betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof
- Het toepassen van cao-afspraken, periodieken, ORT en toeslagen
- Jaaropgaven, jaarwerk en de rapportages voor je boekhouding
- Vragen tussendoor over verlof, contracten of een berekening
De salarisadministratie zorg verwerken we in onze eigen Nmbrs-omgeving. Jij en je medewerkers krijgen daar een eigen portaal in, zodat loonstroken, jaaropgaven en verlofsaldi op een plek staan. Hoe dat portaal werkt, lees je op salarisadministratie online.
Grote salarisverwerkers hebben de kennis, maar je krijgt er elke keer iemand anders aan de lijn. Kleine administratiekantoren zijn persoonlijk, maar salarisadministratie is daar vaak een bijzaak. Wij zitten bewust tussen die twee werelden in: de kennis van een specialist, met de bereikbaarheid van een klein kantoor.
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Voor welke zorgorganisaties we werken
Wij werken voor werkgevers in de zorg door heel Nederland. Denk aan thuiszorgorganisaties, kleinschalige woonvormen, praktijken in de eerste lijn, tandarts- en fysiotherapiepraktijken, kinderopvang en organisaties in de gehandicaptenzorg.
We werken zowel voor kleine praktijken als voor grotere organisaties. Groei je snel of neem je een praktijk over, dan denken we mee over wat dat betekent voor de administratie. Wat salarisadministratie uitbesteden kost is gebaseerd op het aantal medewerkers, dat leggen we daar uit.
Werk je niet in de zorg? Kijk dan bij salarisadministratie uitbesteden of bij salarisadministratie voor de horeca. Wil je weten waar de prijs van afhangt, dan lees je dat op wat kost salarisadministratie uitbesteden. En hoe het portaal werkt staat op salarisadministratie online.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Zo verloopt de overstap
Overstappen lijkt veel werk. Dat valt mee, omdat het meeste werk bij ons ligt. Twijfel je nog tussen aanbieders, dan helpt salarisverwerkers vergelijken je kiezen.
- Kennismaking. We kijken naar je situatie: hoeveel medewerkers, welke cao, welk pakket en wat er nu goed en niet goed loopt.
- Offerte. Je krijgt vooraf helder op papier wat we doen en wat het kost.
- Inventarisatie. We lopen een vaste lijst van elf punten door, zodat alle gegevens compleet zijn voordat we starten.
- Inrichting. Wij richten je administratie in Nmbrs in, inclusief de cao, de toeslagen en de pensioenaansluiting.
- Controle. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw. Die kosten gaan op offertebasis.
- Eerste verwerking. Je medewerkers merken er niets van.
De cao’s in de zorg verschillen meer dan je denkt
Zorg is geen een cao maar een familie van cao’s, en de verschillen zitten precies in de onderdelen die je loonstrook ingewikkeld maken.
Verpleging, verzorging en thuiszorg. Onregelmatigheidstoeslag over een breed deel van de week, een eindejaarsuitkering, een persoonlijk budget en verlofsoorten die apart bijgehouden moeten worden.
Ziekenhuizen. Andere ORT-percentages en andere venstertijden, plus toeslagen voor bereikbaarheids- en aanwezigheidsdiensten.
Gehandicaptenzorg. Slaapdiensten en bereikbaarheidsdiensten die op een eigen manier worden gewaardeerd, niet als gewone uren.
Kinderopvang. Andere schalen, andere verlofopbouw en veel kleine contracten naast elkaar.
Het gaat vaak mis bij de overgang van de ene naar de andere cao, of als een organisatie groeit en er een tweede regeling bij komt. Dan blijven instellingen staan die niet meer kloppen.
Uren, contracturen en geschreven uren lopen uit elkaar
In de zorg werkt bijna niemand precies het aantal uren dat in het contract staat. Er wordt bijgesprongen, geruild en overgewerkt. Werk je met een jaarurensystematiek, dan wordt dat verschil pas aan het eind van het jaar zichtbaar.
Daar zit een risico. Als de geschreven uren, de uitbetaalde uren en de contracturen niet met elkaar in de pas lopen, ontstaat er een saldo dat je aan het eind van het jaar moet uitbetalen of terugvorderen. Dat laatste is bijna nooit prettig.
Wij houden dat gedurende het jaar bij en trekken aan de bel als een saldo de verkeerde kant op loopt. Dan kun je nog bijsturen in plaats van repareren.
De pensioenaansluiting moet kloppen met de aangifte
De meeste zorgwerkgevers vallen onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds. De gegevens die daarheen gaan moeten kloppen met wat er in de loonaangifte staat, en die twee lopen makkelijk uit elkaar.
Denk aan een medewerker die van contract wisselt halverwege de maand, een parttimefactor die niet is bijgewerkt, of een toeslag die wel pensioengevend is en niet als zodanig staat ingesteld.
Verschillen komen vaak pas na een jaar boven water, in de vorm van een correctie of een naheffing. Bij het overnemen van een bestaande administratie is dit een van de eerste dingen die we controleren.
De zorg-cao’s naast elkaar
Zorg is geen een cao maar een familie van regelingen. Dit zijn de punten waarop ze in de salarisadministratie van elkaar verschillen.
| Onregelmatigheid | Bijzondere diensten | Waar het misgaat | |
|---|---|---|---|
| Verpleging, verzorging en thuiszorg | ORT over een breed deel van de week, ook door tijdens verlof | Bereikbaarheidsdiensten | ORT die niet doorloopt over verlofuren |
| Ziekenhuizen | Andere percentages en andere venstertijden | Aanwezigheids- en bereikbaarheidsdiensten | Venstertijden die uit een andere cao zijn overgenomen |
| Gehandicaptenzorg | ORT plus toeslagen voor nachtwerk | Slaapdiensten, apart gewaardeerd | Slaapdiensten die als gewone uren worden verwerkt |
| Kinderopvang | Beperkt, afhankelijk van openingstijden | Overwerk bij langere dagopvang | Veel kleine contracten naast elkaar bij een medewerker |
Groeit je organisatie of komt er een tweede regeling bij, dan blijven oude instellingen vaak staan. Bij het overnemen van een bestaande administratie is dit het eerste wat we nakijken.
Werk je in een andere sector met eigen cao-regels? We schreven ook over salarisadministratie voor de kinderopvang en voor de bouw, twee sectoren met hun eigen toeslagen en vergoedingen.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Veelgestelde vragen over salarisadministratie in de zorg
Kennen jullie de cao waar wij onder vallen?
Wij werken in verschillende zorg-cao’s en in de kinderopvang. Is een cao nieuw voor ons, dan zoeken we die eerst helemaal uit voordat we de eerste verwerking doen. Dat hoort bij de inrichting en rekenen we niet apart door.
Kunnen jullie onregelmatigheidstoeslag goed instellen?
Ja, en we controleren ook of de ORT doorloopt tijdens verlof. Dat is een van de eerste dingen die we nakijken als we een bestaande administratie overnemen, omdat het daar vaak misgaat.
Verzorgen jullie ook de pensioenaangifte?
Ja. De pensioenaangifte hoort bij de maandelijkse verwerking. We controleren daarbij of de aansluiting klopt met wat er in de loonaangifte staat.
Doen jullie ook de meldingen bij het UWV?
Ja. Wij verwerken de ziek- en herstelmeldingen en vragen de uitkeringen bij het UWV voor je aan: zwangerschapsverlof, betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof. Alleen de melding in de 42e ziekteweek doen wij niet, die loopt meestal via je arbodienst.
Werken jullie ook voor kleine praktijken?
Ja. Ook met een paar medewerkers ben je welkom. In het kennismakingsgesprek zeggen we eerlijk of het bij je past.
Wat kost salarisadministratie voor de zorg?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers. Je krijgt vooraf een voorstel waarin staat wat erin zit en wat er los bij komt.