Salarisadministratie online
Online salarisadministratie betekent niet dat jij het zelf moet doen. Het betekent dat alles op een plek staat en dat je er altijd bij kunt, ook als je niet op kantoor bent.
Wij verzorgen de verwerking, en jij en je medewerkers hebben een eigen portaal. Zo heb je je salarisadministratie online altijd bij de hand. Loonstroken, jaaropgaven en verlofsaldi staan daar klaar, zonder dat er nog iets per post of per mail rondgaat.
Salarisadministratie online: hoe het in de praktijk werkt
- Je levert de wijzigingen aan. Via het portaal of gewoon per mail, net wat jij prettig vindt. Een nieuwe medewerker, een contractwijziging, uren of een ziekmelding.
- Wij verwerken en controleren. Niet alleen invoeren, maar ook nakijken of het klopt met de cao, de pensioenregeling en de afspraken die je hebt gemaakt.
- Je krijgt de verwerking ter controle. Voordat er iets definitief wordt, kijk jij er nog even overheen.
- Loonstroken staan klaar. Jij en je medewerkers zien ze in het portaal. De betaalbestanden en de aangiftes gaan dezelfde week de deur uit.
- Alles blijft terugvindbaar. Loonstroken, jaaropgaven en rapportages staan op een plek en blijven daar staan.
Wat je medewerkers er zelf in kunnen
Het portaal scheelt jou vooral werk doordat medewerkers niet meer bij jou hoeven aan te kloppen voor iets wat ze zelf kunnen opzoeken.
- Hun loonstroken en jaaropgaven bekijken en downloaden
- Hun eigen gegevens inzien en wijzigingen doorgeven
- Verlof aanvragen en hun saldo zien
- Declaraties en uren indienen, als je dat zo inricht
Dat betekent minder losse vragen in je mailbox en minder zoekwerk als iemand een loonstrook van twee jaar geleden nodig heeft voor een hypotheek.
Online is niet hetzelfde als zelf doen
Er zijn pakketten waarmee je je salarisadministratie online helemaal zelf draait. Dat kan prima werken als je precies weet wat je doet en je situatie overzichtelijk blijft.
Het verschil zit in de controle. Software rekent door met wat erin staat. Of dat klopt met de cao, de toeslagen en de pensioenregeling, controleert geen enkel pakket voor je. Bij ons is dat juist het werk: wij verwerken en kijken na, en we laten het je weten als we iets zien wat aandacht nodig heeft. Wat we allemaal overnemen, staat op salarisadministratie uitbesteden.
Salarisadministratie online: veilig en overzichtelijk
Salarisgegevens zijn persoonsgegevens, dus die horen niet los in een mailbox of in een gedeelde map. Via het portaal gaat het aanleveren en ophalen op een afgeschermde plek, en heeft iedereen alleen toegang tot wat voor die persoon bedoeld is.
Werk je samen met een boekhouder of accountant, dan kunnen zij een eigen toegang krijgen. Werk je zelf op een kantoor, kijk dan ook bij loonadministratie uitbesteden. Dan hoef jij geen bestanden meer door te sturen en werkt iedereen met dezelfde cijfers.
Welk pakket gebruiken we?
Voor onze eigen klanten werken we met Nmbrs. Dat pakket heeft een werkgeversportaal en een app voor medewerkers, en koppelt met de meeste boekhoudpakketten.
Doen we interimwerk, dan stappen we juist in het pakket dat jij al gebruikt. Meer daarover staat op interim salarisadministratie. We werken onder andere in Loket.nl, AFAS, HR en Salaris Gemak, Cobra en Exact. Je hoeft dus niet over te stappen op een ander systeem om met ons te kunnen werken.
Lees verder over salarisadministratie uitbesteden en loonadministratie uitbesteden, of bekijk wat salarisadministratie uitbesteden kost. Vergelijk je nog partijen, dan helpt salarisverwerkers vergelijken je op weg.
De koppeling met je boekhouding
Een van de grootste tijdwinsten van online werken zit niet in de loonstrook maar erna: de journaalpost die automatisch in je boekhouding komt.
Nmbrs koppelt met de gangbare boekhoudpakketten. In plaats van elke periode een bestand exporteren, mailen en importeren, staat de post er gewoon. Dat scheelt jou of je boekhouder werk en het scheelt fouten bij het overtypen.
Bij de inrichting kijken we samen hoe de kostenplaatsen en grootboekrekeningen moeten lopen. Dat is even werk aan de voorkant en daarna heb je er geen omkijken meer naar. Werk je met een boekhouder, dan kan die een eigen toegang krijgen.
Wat je nodig hebt om online te werken
Niet veel, en dat is precies het punt.
- Een internetverbinding en een browser. Er hoeft niets geinstalleerd te worden en er draait niets op je eigen computer.
- Een mailadres per medewerker. Daarmee krijgen ze hun eigen toegang. Heeft niet iedereen een zakelijk adres, dan kan een prive-adres ook.
- Een moment om je team uit te leggen waar ze hun loonstrook vinden. Wij leveren daar een korte uitleg voor aan die je kunt doorsturen.
Medewerkers zonder computer kunnen de app op hun telefoon gebruiken. In sectoren met veel oproepkrachten, zoals de horeca, scheelt dat veel losse vragen om een kopie van een loonstrook.
Online salarisadministratie voor kantoren
Werk je als administratie- of accountantskantoor, dan is online werken vooral een kwestie van overzicht. Je wilt bij de administraties van je klanten kunnen, zonder dat je voor elke vraag hoeft te bellen.
Wij richten dat zo in dat jij een eigen toegang hebt tot de omgevingen van jouw klanten. Je ziet de verwerkingen, de journaalposten en de rapportages, en je kunt zelf meekijken als een klant iets vraagt.
Hoe we de samenwerking verder inrichten spreken we samen af. Meer daarover staat op salarisadministratie uitbesteden.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Wie doet wat
Online werken betekent niet dat jij het zelf doet. Dit is hoe het werk verdeeld is.
| Jij of je medewerkers | Wij | |
|---|---|---|
| Wijzigingen doorgeven | Via het portaal of gewoon per mail | – |
| Verwerken | – | De volledige periodeverwerking |
| Controleren | Je kijkt de conceptverwerking na | Wij controleren op cao, pensioen en afspraken |
| Loonstroken | Inzien en downloaden in het portaal | Klaarzetten en beschikbaar stellen |
| Verlof | Aanvragen en saldo bekijken | Inrichten en verwerken |
| Aangiftes | – | Loonheffingen en pensioen |
| Boekhouding | Je boekhouder krijgt een eigen toegang | De journaalpost klaarzetten of doorsturen |
| Vragen | Bellen of mailen wanneer je wilt | Dezelfde dag antwoord |
Wil je meer zelf doen, bijvoorbeeld de mutaties invoeren, dan kan dat. Wil je juist niets, dan lever je gewoon per mail aan en regelen wij de rest.
Veelgestelde vragen over online salarisadministratie
Moet ik zelf de mutaties invoeren?
Dat mag, maar het hoeft niet. Sommige werkgevers voeren zelf de wijzigingen in het portaal in, anderen sturen ze gewoon per mail. Wat je zelf doet, scheelt in de kosten, dus we spreken vooraf af wat handig is.
Kunnen mijn medewerkers hun loonstrook zelf inzien?
Ja. Zij krijgen een eigen inlog in het portaal en kunnen daar hun loonstroken en jaaropgaven bekijken en downloaden. Ook oudere loonstroken blijven beschikbaar.
Hoe veilig is dat?
Het aanleveren en ophalen gaat via een afgeschermde omgeving met een eigen inlog per persoon. Iedereen ziet alleen wat voor die persoon bedoeld is. Salarisgegevens horen niet los in een mailbox rond te gaan.
Koppelt het met mijn boekhouding?
In de meeste gevallen wel. Nmbrs koppelt met de gangbare boekhoudpakketten, zodat de journaalpost automatisch doorkomt. We kijken bij de inrichting samen wat er mogelijk is.
Moet ik overstappen naar Nmbrs om met jullie te werken?
Voor een volledige uitbesteding werken we in onze eigen Nmbrs-omgeving. Doen we interimwerk, dan stappen we in jouw pakket. In het kennismakingsgesprek zeggen we welke route in jouw situatie logisch is.
Kan ik ook nog gewoon bellen?
Ja, en dat is precies de bedoeling. Het portaal is er voor het gemak, niet om het contact te vervangen. Je hebt bij ons steeds dezelfde persoon aan de lijn.