Salarisadministratie voor het mkb
In het mkb doet bijna niemand de salarisadministratie fulltime. Het is de ondernemer zelf, de officemanager of iemand op de financiele administratie die het erbij doet. Dat gaat goed tot er iets bijzonders langskomt.
Wij nemen dat werk over, van een dga-salaris tot een team van tachtig medewerkers. Geen loket, maar een vaste contactpersoon die jouw bedrijf kent en die je gewoon kunt bellen.
Waarom het in het mkb vaker misgaat
Niet omdat er slechter gewerkt wordt, maar omdat de schaal anders is. Een groot bedrijf heeft een salarisafdeling met vervanging. Bij jou zit de kennis bij een persoon, en die persoon gaat ook weleens op vakantie.
Daar komt bij dat de uitzonderingen in het mkb net zo goed voorkomen als bij een groot bedrijf. Een medewerker die ziek wordt, een cao die verandert, een auto van de zaak, een dertiende maand. Alleen kom je die veel minder vaak tegen, dus je moet het elke keer opnieuw uitzoeken.
Wat mkb-werkgevers bij ons neerleggen
Dit zijn de vier situaties waarmee ondernemers bij ons binnenkomen.
Het hangt aan een persoon. Er is geen vervanging als die persoon ziek is of vertrekt. Wij vangen dat op.
Het kost te veel tijd. Een paar uur per maand klinkt weinig, maar het zijn wel jouw uren, en het is werk dat geen omzet oplevert.
Je twijfelt of het klopt. Vooral bij cao-wijzigingen, verlofrechten en vergoedingen. Twijfel kost meer tijd dan het werk zelf.
Je groeit. Van drie naar vijftien medewerkers betekent meer mutaties, meer contractvormen en meer vragen. Op een gegeven moment is erbij doen geen optie meer.
Wij werken in Nmbrs, AFAS, Loket.nl, HR & Salaris Gemak, Cobra en Exact. In Nmbrs hebben we de meeste ervaring, en dat is ook de omgeving waarin we werken als je alles overdraagt.
Zit je in een specifieke sector, kijk dan bij salarisadministratie voor de horeca of voor de zorg. Wil je weten hoe het overdragen werkt, lees dan salarisadministratie uitbesteden. Zoek je tijdelijke ondersteuning bij uitval, kijk dan bij interim salarisadministratie. Vergelijk je partijen, dan helpt salarisverwerkers vergelijken.
In het mkb is de vraag zelden of het kan. De vraag is wat het je kost aan tijd en aan twijfel om het zelf te blijven doen.
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Wat wij van je overnemen
- Alle mutaties: indiensttredingen, uitdiensttredingen, contractwijzigingen, salarisverhogingen en verlof
- Loonstroken die op tijd klaarstaan voor jou en je medewerkers
- De aangifte loonheffingen en de pensioenaangifte
- Ziek- en herstelmeldingen, en de aanvragen bij het UWV voor zwangerschapsverlof, betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof
- Het toepassen van cao-afspraken, periodieken en indexeringen
- Jaaropgaven, jaarwerk en rapportages voor je boekhouding
- Losse vragen tussendoor: een proformaberekening, een werkgeversverklaring, een arbeidsovereenkomst of een cao-vraag
We verwerken de administratie in onze eigen Nmbrs-omgeving, of in jouw pakket als je dat liever houdt. Je hebt een vast aanspreekpunt en korte lijnen.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Zo verloopt de overstap
Overstappen lijkt veel werk. Dat valt mee, omdat het meeste werk bij ons ligt en niet bij jou. Twijfel je nog welke partij het moet worden, dan helpt salarisverwerkers vergelijken je kiezen.
- Kennismaking. We kijken samen naar je situatie: hoeveel medewerkers, welke cao, welk pakket en wat er nu goed en niet goed loopt.
- Offerte. Je krijgt vooraf helder op papier wat we doen en wat het kost.
- Inventarisatie. We lopen een vaste lijst van elf punten door, zodat alle gegevens compleet zijn voordat we starten.
- Inrichting. Wij richten je administratie in Nmbrs in en importeren de gegevens uit je huidige pakket. Niets hoeft handmatig opnieuw.
- Controle. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw. Die kosten gaan op offertebasis.
- Eerste verwerking. Je medewerkers merken er niets van.
Wat kost salarisadministratie voor het mkb?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. Werkzaamheden die daarbuiten vallen, zoals een losse berekening of een werkgeversverklaring, spreken we apart af.
Je krijgt vooraf op papier wat er wel en niet in zit, zodat je achteraf niet voor verrassingen staat.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Voor wie we werken
Werkgevers in het mkb
Van een enkele medewerker tot een team van tachtig, met een administratie die elke maand terugkomt. Van familiebedrijf tot adviesbureau en van zorgpraktijk tot winkel.
- OmvangVan een dga-salaris tot een team van tachtig
- RitmeEen administratie die elke maand terugkomt
- BrancheGeen beperking, wij werken in veel verschillende cao’s
- PakketWij verwerken in onze eigen Nmbrs-omgeving
Administratie- en accountantskantoren
Wij verzorgen de salarisadministratie achter de schermen, terwijl jij relatiehouder en adviseur blijft.
- RolJij blijft relatiehouder en adviseur van je klant
- NaamAfspraken over naamgeving maken we samen, in overleg
- ContactRechtstreeks met de werkgever, dat scheelt een schakel
- StartBij voorkeur per 1 januari, eerder kan ook
Werkgebied: heel Nederland. Onze thuisbasis is Kaatsheuvel. Het contact loopt via telefoon, mail en het portaal, dus de afstand maakt voor de samenwerking niets uit.
Wat je zelf moet vastleggen en bewaren
Ook als je uitbesteedt, blijf jij als werkgever verantwoordelijk voor de administratie. Dit zijn de stukken waar de Belastingdienst naar kijkt. Wij zorgen dat ze compleet zijn en op tijd klaarstaan.
- Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van elke medewerker, voordat hij begint
- De gegevens voor de loonheffingskorting, door de medewerker zelf doorgegeven
- De arbeidsovereenkomst en elke wijziging daarop
- De gewerkte uren, zeker bij oproepkrachten en min-maxcontracten
- De vergoedingen die onbelast blijven, met de onderbouwing erbij
- De loonstroken, de jaaropgaven en de ingediende aangiften
- De bewaartermijn is als hoofdregel zeven jaar, en voor een deel van de stukken loopt die door na het einde van het dienstverband. Kijk voor de actuele termijnen op de site van de Belastingdienst; wij houden ze voor je bij
Veelgestelde vragen over salarisadministratie in het mkb
Zijn wij niet te klein om uit te besteden?
Nee. We werken voor bedrijven vanaf een paar medewerkers. Juist bij een klein team is het risico groot dat alles aan een persoon hangt, en dat is precies wat je met uitbesteden oplost.
Wat als we snel groeien?
Dan groeit de administratie mee. Meer medewerkers betekent meer mutaties en soms andere contractvormen. We passen de afspraak aan als je situatie verandert, zodat je niet vastzit aan iets wat niet meer past.
Kennen jullie de cao waar wij onder vallen?
Wij werken in veel verschillende cao’s, waaronder die in de metaal en techniek, zorg, detailhandel en horeca. Is een cao nieuw voor ons, dan zoeken we die eerst uit voordat we de eerste verwerking doen. Dat hoort bij de inrichting en rekenen we niet apart door.
Kunnen jullie de administratie van onze huidige verwerker overnemen?
Ja. In de meeste gevallen kunnen de gegevens geimporteerd worden, dus je hoeft niets handmatig opnieuw in te voeren. Stap je halverwege het jaar over, dan draaien we met terugwerkende kracht vanaf 1 januari de maanden schaduw. Die kosten gaan op offertebasis.
Wat kost salarisadministratie uitbesteden?
Onze prijs is gebaseerd op het aantal medewerkers. Je krijgt vooraf een voorstel waarin staat wat erin zit en wat er los bij komt, zoals een proformaberekening of een werkgeversverklaring.
Wie is mijn aanspreekpunt?
Je hebt bij ons steeds dezelfde persoon aan de lijn. Ons team is klein, dus je hoeft je verhaal niet elke keer opnieuw te vertellen.