Salarisadministratie uitbesteden
Elke maand weer die deadline. Mutaties verzamelen, controleren of de cao-verhoging goed doorstaat, de aangifte op tijd de deur uit. En dan die ene vraag van een medewerker over zijn loonstrook waar je het antwoord niet zomaar op hebt. Het is werk dat af moet, en het geeft je nauwelijks tijd om na te denken.
Je salarisadministratie uitbesteden betekent dat je dat hele blok uit handen geeft. Bij De Salarisconsultant krijg je daar rust, overzicht en continuïteit voor terug, en een vast aanspreekpunt dat jouw bedrijf kent.
Herken je dit?
- De salarisverwerking komt er steeds bij, naast je eigenlijke werk
- Je twijfelt of je de cao, het pensioen en de toeslagen goed toepast
- Je bent afhankelijk van één persoon die alles weet, en die gaat ook een keer op vakantie
- Je krijgt loonstroken aangeleverd, maar niemand die er iets bij uitlegt
- Bij een controle of een correctie moet je zelf uitzoeken hoe het zit
Dat zijn geen kleine ergernissen. Het zijn de plekken waar in de praktijk fouten ontstaan, en die kosten later veel meer tijd dan de verwerking zelf.
Wat je uit handen geeft
Wij nemen de volledige maandelijkse cyclus over:
- Verwerken van alle salarismutaties
- Loonstroken, op tijd en met uitleg als er iets verandert
- Aangifte loonheffingen en de pensioenaangiftes
- Ziek- en herstelmeldingen, verlof en contractwijzigingen
- Toepassen van de cao, van loonschalen tot toeslagen en eenmalige uitkeringen
- Jaarwerk: jaaropgaven en de afsluiting van het jaar
- Journaalposten richting je boekhouding
Jij en je medewerkers krijgen een eigen portaal in Nmbrs, zodat loonstroken en jaaropgaven altijd terug te vinden zijn.
“Wij zitten bewust tussen twee werelden in: de kennis van een specialist, maar de bereikbaarheid en persoonlijke benadering van een klein kantoor.”
Nathalie Gorter, De Salarisconsultant
Ook voor de vragen die daarna komen
De verwerking is één ding. De vragen eromheen zijn vaak lastiger. Daar kun je bij ons ook terecht voor.
- Cao-vraagstukken en de uitleg van een artikel dat op twee manieren te lezen is
- Arbeidsvoorwaarden en arbeidsovereenkomsten
- Proformaberekeningen, bijvoorbeeld bij een functiewijziging of een nettoloonafspraak
- Werkgeversverklaringen
- Aanvragen van een loonheffingennummer
- Inrichting van Nmbrs en het aansluiten van je boekhoudpakket
- Vragen over loonheffingen en pensioen
- Praktische HR-vragen die op je bureau belanden
Voor arbeidsrecht en bredere HR-vraagstukken werken we samen met een vaste HR-partner en een arbeidsjurist. Je hoeft dus niet zelf te gaan zoeken wie je daarvoor moet hebben.
Wij zijn bewust geen salarisfabriek
Grote verwerkers zijn goed in volume, maar je spreekt er zelden twee keer dezelfde persoon. Kleine administratiekantoren doen de salarissen er vaak bij naast de boekhouding, met alle vakkennis die daarbij hoort, maar niet altijd de diepte op cao’s en loonheffingen.
Wij doen alleen salarisadministratie, en we doen het met een vast gezicht. Je belt of stuurt een bericht, en je krijgt antwoord van iemand die jouw administratie zelf heeft gedraaid. Nathalie is RPP-geregistreerd bij het NIRPA, het beroepsregister voor payroll professionals.
Wij zeggen niet dat er nooit iets misgaat. Wat we wel doen: controleren voordat het de deur uit gaat, signaleren als iets niet klopt, en het meteen bij je melden als we het zien.
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Vertel kort hoeveel medewerkers je hebt en onder welke cao je valt, dan krijg je een voorstel op maat.
Overstappen doen we stap voor stap
- Kennismaken. We kijken naar je huidige situatie, je cao en de omvang van de administratie. Daarna krijg je een offerte op maat.
- Inventariseren. We lopen een vaste lijst van elf punten door, zodat we niets missen: cao, pensioenregeling, toeslagen, verlofsaldi, lopende afspraken en bijzonderheden per medewerker.
- Inrichten. We zetten je administratie klaar in Nmbrs. Gegevens worden geïmporteerd, niets hoeft handmatig opnieuw.
- Controleren. Stap je midden in het jaar over, dan draaien we een schaduwberekening vanaf 1 januari. Zo weten we zeker dat de cumulatieven en de jaaropgaven straks kloppen.
- Draaien. De eerste verwerking loopt onder extra controle. Daarna heb je er geen omkijken meer naar.
Je hoeft je huidige salarisadministratie nergens voor op te zeggen voordat je weet hoe het eruit komt te zien. We kunnen ook gefaseerd starten, met een deel van de administratie eerst.
Wie je krijgt
De Salarisconsultant is een klein team, en dat is een keuze. Nathalie Gorter werkt sinds 2002 in de salarisadministratie en richtte het bedrijf in 2022 op. Caroline Folkers werkt sinds 2024 mee en is PDL-gediplomeerd. Jullie kennen elkaar dus, en je hoeft je verhaal niet elke maand opnieuw te vertellen.
Vakanties stemmen we onderling af, zodat er rond de aangiftemomenten altijd iemand beschikbaar is. Daarnaast hebben we korte lijnen met collega-salarisadministrateurs als vangnet.
In welk pakket kom je te werken?
Als je de salarisadministratie bij ons uitbesteedt, komt je administratie in onze eigen Nmbrs-omgeving. Dat is een bewuste keuze: daar kennen we elke instelling, en daar kunnen we de controles doen die we willen doen. Jij en je medewerkers krijgen daar gewoon toegang toe.
Werk je nu in Loket.nl, AFAS, Cobra, Exact of HR & Salaris Gemak, dan verhuizen we de administratie. We kennen die pakketten van binnenuit, omdat we er in interimopdrachten zelf in werken. Wil je juist in je eigen systeem blijven werken, dan is interim-ondersteuning de betere vorm.
Wat kost het?
We werken op offertebasis, want twee administraties van dertig medewerkers kunnen in werk flink verschillen. Wat de prijs bepaalt:
- Het aantal medewerkers en het aantal loonstroken per maand
- De cao waar je onder valt en hoe ingewikkeld die is
- De pensioenregeling en het aantal toeslagen en variabele beloningen
- Hoeveel je zelf aanlevert en hoeveel wij oppakken
- Extra werk zoals proformaberekeningen of werkgeversverklaringen
Na een kennismaking van een half uur weten we genoeg voor een concrete offerte. Daar zitten geen verrassingen achteraf in.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past? Neem gerust contact op, dan kijken we samen wat je nodig hebt.
Voor wie we werken
We werken voor werkgevers in heel Nederland, meestal vanaf ongeveer vijf medewerkers, met een administratie die elke maand terugkomt. Niet in één branche: juist die cao-breedte is ons voordeel.
Daarnaast doen we de salarisadministratie voor administratie- en accountantskantoren die het zelf niet meer willen draaien. Kaatsheuvel en Tilburg zijn onze thuisbasis, maar het grootste deel van onze klanten zit ergens anders in het land.
Werkgevers in het mkb
Meestal vanaf ongeveer vijf medewerkers, met een administratie die elke maand terugkomt. Van zorginstelling tot horeca en van installatiebedrijf tot winkel.
- OmvangVanaf ongeveer vijf medewerkers
- RitmeEen administratie die elke maand terugkomt
- BrancheGeen beperking, wij werken in veel verschillende cao’s
- PakketWij verwerken in onze eigen Nmbrs-omgeving
Administratie- en accountantskantoren
Wij verzorgen de salarisadministratie achter de schermen, terwijl jij relatiehouder en adviseur blijft.
- RolJij blijft relatiehouder en adviseur van je klant
- NaamNiet white label, onze naam staat gewoon in de omgeving
- ContactRechtstreeks met de werkgever, dat scheelt een schakel
- StartGefaseerd, we beginnen met een paar werkgevers
Werkgebied: heel Nederland. Onze thuisbasis is Kaatsheuvel. Het contact loopt via telefoon, mail en het portaal, dus de afstand maakt voor de samenwerking niets uit.
Werk je met een vast salarispakket, dan sluiten wij daarop aan. We schreven apart uit hoe dat gaat bij salarisadministratie in Nmbrs, in AFAS en in Exact. Zoek je eerst een partij en nog geen dienst, lees dan waar je op let bij een salarisadministratiekantoor.
Heb je een klein team, dan staat op salarisadministratie voor het mkb wat daar anders aan is. Wil je alleen het rekenwerk wegzetten, kijk dan bij salarisverwerking uitbesteden. En twijfel je over het verschil met payrolling, dat leggen we uit op payroll uitbesteden.
Veelgestelde vragen over salarisadministratie uitbesteden
We doen de salarisadministratie nu zelf. Waarom zouden we dat uitbesteden?
Zelf doen kan prima werken, tot het moment dat het misgaat of tot degene die het doet wegvalt. De vraag is niet of het lukt, maar wat het je kost aan tijd en aan risico. Bij uitbesteden geef je die maandelijkse deadline en de verantwoordelijkheid voor de wet- en regelgeving weg, en houd je één aanspreekpunt over.
Onze boekhouder doet de salarisstroken erbij. Wat voegen jullie toe?
Veel administratiekantoren doen dat goed. Het verschil zit in de diepte: cao-uitleg, pensioenregelingen, loonheffingen en bijzondere situaties zoals een nettoloonafspraak of de 30%-regeling. Wij doen alleen salaris, dus daar zit onze kennis. In de praktijk werken we juist vaak samen met de boekhouder: hij houdt de boekhouding, wij draaien de salarissen en leveren de journaalposten aan.
Overstappen lijkt me veel werk. Hoeveel tijd kost het ons?
Het meeste werk ligt bij ons. Van jou hebben we de gegevens uit je huidige pakket nodig en één gesprek om de bijzonderheden door te nemen. Gegevens worden geïmporteerd, dus niets hoeft handmatig opnieuw ingevoerd te worden.
Kunnen we ook midden in het jaar overstappen?
Ja. We draaien dan een schaduwberekening vanaf 1 januari, zodat de cumulatieven kloppen en je jaaropgaven straks in orde zijn. De rustigste momenten zijn de jaarwisseling en het begin van een kwartaal, maar het is geen voorwaarde.
We hebben maar een paar medewerkers. Is uitbesteden dan de moeite waard?
Bij een paar medewerkers is de verwerking beperkt, maar de regels zijn precies dezelfde als bij een groot bedrijf. Juist bij kleine werkgevers zien we fouten ontstaan, omdat de kennis er niet elke maand mee bezig is. We werken vooral voor werkgevers vanaf ongeveer vijf medewerkers, en ook een dga-administratie kunnen we doen.
Onze huidige salarisadministrateur bevalt eigenlijk prima. Waarom zouden we wisselen?
Dan is er ook geen reden om te wisselen. Wel horen we vaak dat het goed gaat zolang alles standaard is, en dat het schuurt bij een cao-wijziging, een zieke medewerker of een reorganisatie. Merk je dat, laat het dan eens naast elkaar leggen. Een gesprek verplicht je tot niets.
Hoe klanten ons beoordelen
Benieuwd wat het voor jouw bedrijf betekent?
Plan een kennismaking van een half uur. We kijken naar je situatie en je krijgt daarna een offerte op maat.